冯  浩

 

    某被审计单位使用的财务核算软件为金蝶K3-V10，后台数据库是SQL Server 2000，审计组在AO软件中，使用数据转换模板导入电子数据时，遇到无法重建账表的错误提示，从而不能正常生成电子账套。随后，在访问金审工程服务网站查询有关内容时，也未给出详细的解决办法。面对这一问题，在认真分析金蝶K3-V10电子数据结构的基础上，对数据进行一系列必要的整理等工作后，采取手工导入方式完成数据转换工作，最终顺利地将电子数据导入AO，生成了电子账套，使这一问题得到了解决。

    将备份电子数据还原到SQL Server 2000中，经分析，确定将要用到的表，如表1所示：

表1

    （一）科目表：t_Account

    1、科目设置基本情况：

科目设置及使用不分年度，被审单位科目设置的最高级次为4级。

    2、需重点关注的字段,如表2所示:

表2

    3、科目表数据整理过程

    经过对会计科目表科目设置情况进行查验，发现科目代码（FNumber）最大级次为四级，分隔符为“.”，绝大多数级次长度按照4－3－2－2的格式进行定义（这个长度不包括科目代码分隔符），但有6个二级科目(也是末级科目)长度为2，而不是3，分别是：'1231.01','1231.02','1122.01','1122.02','1122.03','1122.04'，应该对这6个二级科目进行规范化，统一规范为4－3－2－2的格式，即在上述6个科目代码的二级前面加上一位即可，但应注意避免与现有科目代码的重复。经查询，可以将其规范为：'1231.601','1231.602','1122.601','1122.602','1122.603','1122.604'的形式。

语句如下：

update t_account set fnumber=stuff(fnumber,6,1,'60') from t_account where len(fnumber)=7

(备注：科目代码分隔符：“.”，在向AO手工导入设置科目代码规则时要进行指定，并将AO默认的4－4－3－3改为4－3－2－2)

    至此，科目表数据整理完毕。

    （二）科目余额表：t_Balance 

    1、科目余额表基本情况：

存储多年度数据（2008年-2011年）， 余额按月存储 iperoid ，各年初余额即各年1月份余额数。

    2、重点关注的字段，如表3所示：

表3

    3、数据整理过程：

    科目余额表的处理比较麻烦，大致步骤如下：

    （1）增加科目代码(Fnumber)列

原表中，缺少手工导入时所需的科目代码列（FNumber，varchar　40），修改表结构，增加该列，并用UPDATE更新其值，语句如下：

UPDATE [dbo].[t_Balance]

SET [dbo].[t_Balance].FNumber = t_Account.FNumber

FROM [dbo].[t_Balance], t_Account

WHERE [dbo].[t_Balance].FAccountID = t_Account.FaccountID

    （2）删除重复记录

    经查询并对记录的深入观察分析，发现该表中存在科目余额重复记录情况，应将重复记录删除。重复情况分为两种：

    第一种重复：由币别内码（FCurrencyiID）引起的记录重复

经过分析，发现记录重复，即因为FCurrencyiID=0与FCurrencyiID=1的记录重复，将FCurrencyiID=0的记录删除：

Delete from [dbo].[t_Balance] where FCurrencyiID=0

    第二种重复：由核算项目使用内码（FDetailID）引起的重复

每一科目代码的Fdetailid=0的期初值等于Fdetailid<>0各记录（各核算项目）期初值相加，即科目余额表中，也反映了各核算单位的期初数，但如不将核算单位的期初数记录删除，对于科目代码来讲存在数值上的重复，所以也应将各核算单位的期初数记录删除。

Delete from [dbo].[t_Balance] where Fdetailid<>0

(3)按年度将记录分别保存

Select * into t_Balance_new_2008 from t_Balance where fyear=2008;

Select * into t_Balance_new_2009 from t_Balance where fyear=2009;

Select * into t_Balance_new_2010 from t_Balance where fyear=2010;

    至此，科目余额表数据整理完毕。

    (三)凭证辅助表：t_VoucherEntry

    1、凭证辅助表表基本情况：

记录了多年度的凭证分录，与凭证主表相应记录为1：N的关系，通过FVoucherID与凭证主表相关联，通过FaccountID与科目表相关联。

    2、重点关注的字段，如表4所示：

表4

    3、数据整理过程

    （1）增加会计年度（Fyear int 4）用凭证主表对应记录进行更新

Update t_VoucherEntry set t_VoucherEntry.Fyear= t_Voucher.Fyear

From t_VoucherEntry , t_Voucher

Where t_VoucherEntry.Fvoucherid= t_Voucher.Fvoucherid

    （2）增加科目代码（FNumber）列,用科目表对其进行更新

UPDATE t_VoucherEntry

SET t_VoucherEntry.FNumber = t_Account.FNumber

FROM t_VoucherEntry, t_Account

WHERE t_VoucherEntry.FAccountID = t_Account.FaccountID

    接下来，为方便审计人员对记录的查询检索，我们决定将项目分类名称、涉及单位名称等信息加到摘要上去，形如：“银行存息－商行XX街支行_单位_XXX污水处理厂”，这样，审计人员可以通过对摘要，实现类似辅助账数据分析功能。

    （3）增加Fdetailfullname (varchar 255)，用于更新（摘要）字段

    此处注意，要更新t_VoucherEntry.Fdetailfullname，需要借助t_Itemdetailv表。

    首先，将t_Itemdetailv表增加相关列：分别是Fdetailname(varchar 255)，Fdetailclassname(varchar 255)， Fdetailfulllname(varchar,255)，然后对其值进行分别更新，语句如下：

update dbo.t_ItemDetailV

set dbo.t_ItemDetailV.fdetailname=dbo.t_Item.fname

from dbo.t_ItemDetailV,dbo.t_Item

where dbo.t_ItemDetailV.fitemid=dbo.t_Item.fitemid  --在表dbo.t_ItemDetailV增加FDetailName字段，然后用T_Item表进行更新

 

update dbo.t_ItemDetailV

set dbo.t_ItemDetailV.Fdetailclassname=dbo.t_ItemClass.fname

from dbo.t_ItemDetailV,dbo.t_ItemClass

where dbo.t_ItemDetailV.fitemclassid=dbo.t_ItemClass.fitemclassid

经过观察发现，一些记录Fdetailname值为空，为避免在SQL查询器中更新Fdetailfulllname字段时出现与空串连接结果为空的情况，先给空值赋上一个值“NULL”：

Update  dbo.t_ItemDetailV set fdetailname=’NULL’ from dbo.t_ItemDetailV where fdetailname is null

    经验证，Fdetailclassname字段没有空值，无需做上述操作。

    更新Fdetailfullname字段：

Update dbo.t_ItemDetailV set fdetailclassname=fdetailname+’_’+fdetailclassname from dbo.t_ItemDetailV

 

    其次，再用dbo.t_ItemDetailV.Fdetailfullname去更新t_VoucherEntry.Fdetailfullname

 

update t_voucherentry  set t_voucherentry.fdetailfullname=dbo.t_ItemDetailV.fdetailfullname

from t_voucherentry,dbo.t_ItemDetailV

where t_voucherentry.fdetailid=dbo.t_ItemDetailV.fdetailid

    第三，更新摘要：

Update t_Voucherentry  set  fexplanation=fexplanation+’_’+fdetailfullname from t_Voucherentry

    最后，为方便导入数据，可把记录按年度分开：

Select * into t_voucherentry_2008 from t_voucherentry where fyear=2008;

Select * into t_voucherentry_2009 from t_voucherentry where fyear=2009;

Select * into t_voucherentry_2010 from t_voucherentry where fyear=2010;

    （四）凭证主表：t_Voucher

    1、基本情况

存放从2006至2011年多年度电子凭证，凭证号不重复。通过FVoucherID与凭证辅助表相关系

    2、重点关注的字段，如表5所示：

表5

    3、数据整理过程

    （1）对摘要(Fexplanation)进行更新

    因为前面对凭证辅助表的摘要进行了更新，为使凭证表中的摘要与之相一致，也应对摘要内容进行更新。

update t_voucher set t_voucher.fexplanation = t_voucherentry.fexplanation

from t_voucher,t_voucherentry

where t_voucher.fvoucherid=t_voucherentry.fvoucherid and t_voucherentry.fentryid=0

    至此，数据导入AO前，要做的数据整理工作全部完成，接下来要具体向AO中导入数据时，将要用到的表有如表6所示：

表6

    为方便起见，可以将上述表从SQL Server 2000导出到ACCESS。然后，将2008－2010三个年度数据分别手工导入AO。在进行账表重建后，发现分录数不对，在科目余额表或会计科目中多数科目只显示有一级科目的内容，而没有二级科目及以下级次的科目凭证信息。我们又从AO后台数据库入手进行分析，发现是由会计科目表中的科目级别只有一级科目显示为1，其它均为0，且上级科目代码字段均为空两个字段。所以，应想办法将这两个字段值填上正确的级次和科目代码，语句如下：

    更新科目级别：(在ACCESS环境下更新)

UPDATE 会计科目表 SET 科目级别=2 where len(科目代码)=7;

UPDATE 会计科目表 SET 科目级别=3 where len(科目代码)=9;

UPDATE 会计科目表 SET 科目级别=4 where len(科目代码)=11;

    更新上级科目代码：(在ACCESS环境下更新)

UPDATE 会计科目表 SET 上级科目代码=mid(科目代码,1,4) where len(科目代码)=7;

UPDATE 会计科目表 SET 上级科目代码=mid(科目代码,1,7) where len(科目代码)=9;

UPDATE 会计科目表 SET 上级科目代码=mid(科目代码,1,9) where len(科目代码)=11;